BITÁCORA ACTIVIDADES / MINUTAS
Los proyectos de largo aliento y multisocios van generando a lo largo del tiempo diversos acuerdos y compromisos que permiten que el proyecto sea exitoso. Durante estos, posiblemente tanto desde los socios, como desde la misma FCh existirán cambios de equipos o liderazgos.
¿Cómo se mantiene una trazabilidad que permita mantener el piso a las definiciones, durante toda la ejecución?
¿Cómo se consulta proyectos históricos, para entender decisiones cuando ha pasado un tiempo?
Estas preguntas podrán ser aclaradas en la medida que quede un registro. Por eso te invitamos a conocer la Bitácora de Actividades y Minutas de FCh.
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¿CÓMO SE UTILIZA?
Partamos conociendo la Bitácora de Actividades donde dejaremos un registro actualizado de todas los actividades realizadas con motivo del proyecto. En esta categoría se incluye: Reuniones, Talleres, Reuniones con proveedores, Seminarios, Publicaciones clave, comunicaciones formales, Etc.
El responsable será el equipo que ejecuta, en la mayoría de los casos FCh, pero pudiendo también quedan en responsabilidad de socios o proveedores si el trabajo es colaborativo.
Descarga acá Bitácora Actividades.
Ahora seguiremos con las Minutas. Cada reunión con stakeholder(s) deberá generar un registro que será llevado en la Minuta, y consensuado con aquellos que participaron de la instancia. Una buena práctica sobre todo es revisar antes de terminar la instancia los acuerdos, responsables y plazos, para que queden registrados de forma consensuada.
Puedes descargar el template de Minutas : XXX-MIN-Template Minuta AAAA
Fuente: Tranque FCH
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