HERRAMIENTAS DE FORMALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO

PARA ESTO TENEMOS LAS SIGUIENTES HERRAMIENTAS...

HERRAMIENTAS DE FORMALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO

Los proyectos tipo plataforma requieren en general la creación de gobernanzas complejas y multiactor. Dentro de ese desafío, está el de cómo mantener acuerdos, y una bitácora formal que nos posibilite avance y consensos.

¿CÓMO SE UTILIZA?

Existen actividades donde en especial vale la pena dejar un registro, que debe ser enviado a todos. a continuación detallamos estas, y dejaremos disponibles los Templates del Programa Tranque:

1 Formalización de gobernanzas: La formalización ocurre al inicio del proyecto y se sugiere ir actualizándola en la medida que los actores cambien.

Acta_Constitucion_CE

2 Acta Consejos Estratégicos

- - Objetivo: Registrar temas tratados y principales acuerdos y compromisos acordados en las reuniones del consejo estratégico del proyecto. No reemplaza las respectivas Actas de Validación que se elaboren respecto a determinadas temáticas.
  - Responsable de su emisión: Director del programa elabora, comparte y consolida la respectiva minuta, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.
  - Alojado en: detallar donde se guardan los documentos finales.
  - Template Acta CE FCH

3 Acta Consejos Técnicos

- - Objetivo: Registrar temas tratados y principales acuerdos y compromisos acordados en las reuniones del consejo técnico del proyecto.
  - Responsable de su emisión: Jefe de proyecto (FCH) elabora, comparte y consolida la respectiva minuta, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.
  - Alojado en: detallar donde se guardan los documentos finales.
  - Template Acta CT FCH

4 Minuta ejecutiva

- - Objetivo: Registrar principales acuerdos y compromisos en reuniones y talleres realizados con motivo del proyecto.
  - Responsable de su emisión: Miembro FCH cuando esté presente en la respectiva actividad.De ser actividad de coejecutor, es este último quien envía la minuta a responsable FCH del respectivo Proyecto para ser consolidada y subida a la carpeta de archivo, además de registrarla en la “Bitácora de Actividades”.
  - Alojado en: detallar donde se guardan los documentos finales.
  - Template Minuta Ejecutiva FCH

5 Minuta seminarios

- - Objetivo: Registrar participación a seminarios y eventos similares con motivo del proyecto, ya sea como asistente o como expositor.
  - Responsable de su emisión:Colaborador que participa en dicha actividad (asistente o expositor) debe llenar la respectiva minuta, consolidarla e ingresarla a “Bitácora de Actividades”. De ser un coejecutor quien asiste a la actividad, la minuta debe ser enviada a responsable de FCH del respectivo proyecto, para su consolidación, archivo y registro en “Bitácora de Actividades”.
  - Alojado en: detallar donde se guardan los documentos finales.
  - Template Minuta Seminarios FCH

6 Bitácora de actividades

- - Objetivo: Mantener un registro actualizado de todas los actividades realizadas con motivo del proyecto (Reuniones – Talleres – Reuniones con proveedores – Seminarios – Etc.)
  - Responsable de su emisión: Miembro Fundación Chile que consolide una Minuta (Ejecutiva – Seminarios – Proveedores – Consejos) debe también actualizar la Bitácora de Actividades.
  - Alojado en: detallar donde se guardan los documentos finales.
  - En esta se recomienda compilar también un registro actualizado de todas las apariciones en medios vinculados al proyecto (Categorías: Web – Televisión – Radio – Redes Sociales – etc)
  - Template Bitácora de Actividades FCH